Politique de confidentialité

Quelle est l’utilité de notre Politique de confidentialité ?

Hello Travel SAS, qui gère les plateformes Les Aventureurs et Copines de Voyage (ci-après “nos Plateformes”), accorde une grande importance à la protection et à la confidentialité de vos données personnelles qui représentent, pour nous, un gage de sérieux et de confiance.

A ce titre, notre Politique de confidentialité des données personnelles témoigne précisément de notre volonté de faire respecter, au sein de Hello Travel SAS, les règles applicables en matière de protection des données personnelles et, plus particulièrement, celles du Règlement général sur la protection des Données ("RGPD").

En particulier, notre Politique de confidentialité vise à vous informer sur la manière et les raisons pour lesquelles nous traitons vos données personnelles dans le cadre des services que nous vous fournissons.

A qui s’adresse notre Politique de confidentialité ?

Notre Politique de confidentialité s’adresse à vous, quel que soit votre lieu de domiciliation, dès lors que vous êtes âgé d'au moins 15 ans, que vous soyez client, candidat à un poste au sein de Hello Travel SAS ou utilisateur de nos Plateformes.

Si vous avez moins de l'âge légal détaillé ci-dessus, vous n’êtes pas autorisé à utiliser nos services sans le consentement préalable et explicite de l’un de vos parents ou du titulaire de l'autorité parentale qui doit nous être adressé par email à l’adresse dpo@hellotravel.fr.

Si vous pensez que nous détenons des données personnelles concernant vos enfants sans y avoir consenti, nous vous invitons à nous contacter à l'adresse dédiée détaillée ci-dessus.

Pourquoi traitons-nous vos données personnelles et sur quel fondement ?

Nous traitons vos données personnelles essentiellement pour les raisons suivantes :

• Pour utiliser et bénéficier de notre service et de toutes ses fonctionnalités (ex : rechercher des destinations, comparer des vols, transmettre vos réservations aux prestataires, etc.) sur la base de nos conditions générales d’utilisation et sur la base de votre consentement lorsque la gestion d’une réservation implique le traitement de vos données de santé.
• Pour gérer notre service clients sur la base de l’exécution du contrat et de notre intérêt légitime à répondre au mieux à vos demandes et réclamations.
• Pour rester informé de nos dernières offres et événements par email sur la base de notre intérêt légitime à fidéliser notre clientèle et sur la base de votre consentement, dans le cas où vous ne seriez pas encore client de nos services.
• Pour rester informé de nos dernières offres et événements par SMS sur la base de notre intérêt légitime à fidéliser notre clientèle et sur la base de votre consentement, dans le cas où vous ne seriez pas encore client de nos services.
• Pour rester informé de nos dernières offres et événements par téléphone sur la base de votre consentement.
• Pour gérer la facturation et les éventuels impayés, sur la base de notre intérêt légitime à obtenir une contrepartie à la fourniture de notre service et sur la base de nos conditions générales.
• Pour nous suivre et commenter nos publications sur les réseaux sociaux sur la base de notre intérêt légitime à bénéficier d’une page dédiée sur les réseaux sociaux.
• Pour recevoir notre newsletter qui vous informe sur toutes les actualités concernant nos services sur la base de notre intérêt légitime à fidéliser notre clientèle et sur la base de votre consentement dans le cas où vous ne seriez pas encore client de nos services.
• Pour candidater à un poste au sein de Hello Travel SAS sur la base des discussions que nous avons avec vous pendant le processus de recrutement et de notre intérêt légitime à recruter et sélectionner des candidats.
• Pour prendre rendez-vous avec nos équipes sur la base de notre intérêt légitime à vous offrir un moyen de prendre facilement rendez-vous avec nous.
• Pour enregistrer les conversations que nous avons avec vous dans une démarche d'amélioration de notre service clients, sur la base de votre consentement préalable et de notre intérêt légitime à améliorer la qualité de notre service et former notre personnel.
• Pour enregistrer les conversations que nous avons avec vous lors de nos appels de prospection commerciale, sur la base de votre consentement préalable et de notre intérêt légitime à prouver l'exécution d'un contrat et former notre personnel.
• Pour envoyer des enquêtes de satisfaction sur la base de notre intérêt légitime à améliorer nos services.
• Pour permettre de vous faire participer à nos jeux concours, sur la base de notre intérêt légitime à les organiser et de l'exécution du règlement du jeu associé.
• Pour bénéficier de notre programme de fidélité sur la base de nos conditions générales d’utilisation.
• Pour assurer la gestion des comptes utilisateurs (ex : création de compte, accès au service et suppression des comptes) sur la base de nos conditions générales d’utilisation.
• Pour échanger entre utilisateurs via notre messagerie interne mise à disposition sur la base de nos conditions générales d'utilisation.
• Pour rédiger des commentaires libres sur la gestion de vos dossiers sur la base de nos conditions générales d'utilisation.
• Pour payer en ligne sur la base de nos conditions générales de vente.
• Pour recevoir nos emails techniques (ex : modification de mots de passe, etc.) sur la base de notre intérêt légitime d’assurer la sécurité de votre compte et de vous fournir les informations nécessaires au bon fonctionnement du service.
• Pour personnaliser les newsletters ou communications envoyées sur la base de votre consentement préalable via, notamment des pixels et cookies.
• Pour faire fonctionner des vidéos afin de vous proposer un service de qualité, sur la base de nos conditions générales d'utilisation.
• Pour pouvoir télécharger et importer des documents sur nos Plateformes sur la base de nos conditions générales d'utilisation.
• Pour garantir et renforcer la sécurité et la qualité de nos services au quotidien (ex : statistiques, sécurité des données, etc.) sur la base des obligations légales pesant sur nous, de nos conditions générales d'utilisation et de notre intérêt légitime à assurer le bon fonctionnement de nos services.

Vos données sont collectées directement auprès de vous dès lors que vous êtes utilisateur de nos Plateformes et nous nous engageons à ne traiter vos données que pour les raisons décrites précédemment.

Comment traitons-nous les données accessibles via la connexion Facebook ?

Nous vous permettons de vous connecter à nos Plateformes via le service « Facebook Login » (Connexion avec Facebook), proposé par Meta Platforms Ireland Limited. Chacune de nos Plateformes (Les Aventureurs et Copines de Voyage) dispose de sa propre application Facebook Login. Lorsque vous choisissez cette option, Hello Travel traite certaines données personnelles de votre compte Facebook, avec votre autorisation.

Quelles données recevons-nous de Facebook et pourquoi ?

Avec votre autorisation, Facebook nous transmet uniquement les données suivantes, chacune pour une finalité précise :

• Votre identifiant Facebook (propre à notre application) : pour associer votre compte Facebook à votre compte sur nos Plateformes et vous reconnaître lors de vos connexions suivantes.
• Votre adresse email : pour créer votre compte, ou le relier à un compte existant utilisant la même adresse email, puis vous adresser les emails liés à votre compte et à vos réservations.
• Vos prénom et nom : pour créer votre compte en pré-remplissant le formulaire d’inscription. Ils sont ensuite utilisés comme les autres informations de votre compte (gestion de votre compte et de vos réservations, affichage de votre prénom sur votre profil membre).
• Votre photo de profil : pour l’utiliser comme photo de profil de votre compte, que vous pouvez modifier à tout moment.

Nous ne demandons pas l’accès à vos publications, à vos amis, à vos messages ni à aucune autre donnée de votre compte Facebook, et nous ne publions jamais rien sur Facebook en votre nom.

Sur quelle base juridique ?

Ces traitements reposent sur l’exécution du contrat qui nous lie (conditions générales d’utilisation) et, pour l’autorisation d’accès à votre compte Facebook, sur votre consentement. Vous pouvez à tout moment utiliser une autre méthode de connexion, ou retirer cette autorisation.

Combien de temps et qui y a accès ?

Ces données sont conservées pendant toute la durée de la fourniture du service. Elles sont traitées par nos équipes habilitées, ainsi que par nos prestataires techniques, dans le seul but d’assurer le fonctionnement de notre service. Nous soumettons tous nos prestataires à une évaluation préalable afin de nous assurer qu’ils respectent strictement les règles applicables en matière de protection des données. Nous ne vendons pas vos données à des tiers.

Lorsque vous utilisez Facebook Login, Meta traite également certaines de vos données pour son propre compte, conformément à sa politique de confidentialité. Hello Travel SAS n’a pas de contrôle sur ces traitements.

Comment supprimer vos données reçues de Facebook ?

Vous pouvez exercer vos droits d’accès, de rectification, d’effacement, d’opposition, de limitation et de portabilité.

Vous pouvez supprimer votre compte en autonomie depuis votre espace Mon compte, rubrique « Supprimer mon compte » (sauf si vous avez une réservation en cours ou un solde d’avoir positif). La suppression est immédiate : nous effaçons l’ensemble des données reçues de Facebook (identifiant Facebook et photo de profil), les données non essentielles de votre compte, ainsi que les données des voyageurs renseignées dans vos réservations.

Nous conservons uniquement, en archive, vos nom, prénom et adresse email ainsi que vos factures, pendant les délais de prescription légaux, afin de respecter nos obligations comptables et de pouvoir répondre à d’éventuels litiges.

Si vous ne pouvez pas supprimer votre compte en autonomie, ou pour toute autre demande d’effacement, écrivez à dpo@hellotravel.fr depuis l’adresse email de votre compte. Nous traitons votre demande dans un délai maximum d’un mois.

Vous pouvez aussi retirer à tout moment l’accès de l’application Copines de Voyage à votre compte Facebook depuis les paramètres de Facebook (« Applications et sites web »), et faire de même pour l’application de notre autre Plateforme si vous l’utilisez : nous ne recevrons alors plus aucune donnée de Facebook. Vous disposez également du droit d’introduire une réclamation auprès de la CNIL.

Notre utilisation des informations reçues via Facebook est conforme aux Conditions de la plateforme Meta (Meta Platform Terms).

Comment avons-nous obtenu vos données personnelles ?

Vos données sont collectées directement auprès de vous dès lors que vous êtes client de nos services, ou utilisateur de nos Plateformes et nous nous engageons à ne traiter vos données que pour les raisons décrites précédemment.

En revanche, dès lors que vous publiez volontairement du contenu sur les pages que nous éditons sur les réseaux sociaux, vous reconnaissez être entièrement responsable de toute information personnelle que vous pourriez transmettre, quelle que soit la nature et l’origine de l’information fournie.

Quelles données personnelles traitons-nous et pour combien de temps ?

Nous avons résumé ci-après les catégories de données personnelles ainsi que leurs durées respectives de conservation :

• Données d’identification personnelles (ex : nom, prénom, etc.) et coordonnées (ex: adresse email) conservées pendant toute la durée de la fourniture du service à laquelle s'ajoutent les délais de prescriptions légaux qui sont généralement de 5 ans.
• Données relatives aux dossiers de réservation (ex : échanges, préférences, historiques, etc.) conservées pendant toute la durée de la fourniture du service à laquelle s'ajoutent les délais de prescriptions légaux qui sont généralement de 5 ans.
• Contrats et factures conservés pendant la durée nécessaire à la transaction et à la gestion de la facturation et des paiements à laquelle s’ajoutent les délais de prescription légaux qui sont généralement de 5 ans à 10 ans.
• Données d’ordre économique et financier (ex : numéro de compte bancaire, code de vérification, etc.) conservées pendant la durée nécessaire à la transaction et à la gestion de la facturation et des paiements à laquelle s’ajoutent les délais de prescription légaux qui sont généralement de 5 ans à 10 ans.
• Numéro de téléphone dans le cadre de nos campagnes de prospection commerciale par SMS et téléphone conservé pendant une durée maximum de 3 ans à compter du dernier contact que nous avons eu avec vous.
• Adresse email, conservée pendant une durée maximum de 3 ans à compter du dernier contact que nous avons eu avec vous dans le cadre de nos campagnes de prospection par email, et conservée jusqu'à la fin de votre abonnement à la newsletter pour recevoir notre newsletter.
• Données indiquées dans le CV et la lettre de motivation conservées pendant la durée du processus de recrutement puis pendant 2 ans à compter de votre candidature.
• Cookies qui sont en général conservés pendant une durée de 13 mois maximum. Pour plus de détails sur l'utilisation que nous faisons de vos cookies, vous pouvez consulter notre Politique cookies accessible à tout moment sur nos Plateformes.
• Données d’ouverture des emails et des newsletters conservées pour les durées décrites en détail dans la Politique cookies.
• Voix enregistrée lors de conversations téléphoniques et conservée pendant une durée de 6 mois maximum à l'exception des appels permettant de justifier la conclusion d'un contrat conservés dans ce cas pendant les délais de prescriptions légaux qui sont généralement de 5 ans.
• Adresse email pour recevoir nos messages techniques conservée jusqu'à la suppression de votre compte.
• Données de connexion (ex : logs, adresse IP, etc.) conservées pendant une durée de 1 an.
• Carte d'identité / passeport conservé(e) le temps de la vérification et supprimé(e) une fois la vérification effectuée.
• Images et photographies conservées jusqu'à la suppression de votre compte.
• Permis de conduire conservé le temps de la vérification et supprimé une fois la vérification effectuée.
• Données de santé conservées pendant la durée nécessaire à la gestion de votre réservation et supprimées.

A l'expiration des durées de conservation applicables, la suppression de vos données personnelles est irréversible et nous ne pourrons plus vous les communiquer passé ce délai. Tout au plus, nous pouvons uniquement conserver des données anonymes à des fins de statistiques.

Veuillez également noter qu’en cas de contentieux, nous avons pour obligation de conserver l’intégralité des données vous concernant durant toute la durée de traitement du dossier même après l’expiration de leurs durées de conservation décrites précédemment.

De quels droits disposez-vous pour contrôler l’usage de vos données personnelles ?

La réglementation applicable en matière de protection des données vous octroie des droits spécifiques que vous pouvez exercer, à tout moment et gratuitement, afin de contrôler l’usage que nous faisons de vos données.

• Droit d’accès et de copie de vos données personnelles dès lors que cette demande n’est pas en contradiction avec le secret des affaires, la confidentialité, ou encore le secret des correspondances.
• Droit de rectification de données personnelles qui seraient erronées, obsolètes ou incomplètes.
• Droit de vous opposer au traitement de vos données personnelles lorsque celui-ci est fondé sur notre intérêt légitime, sauf si des motifs légitimes et impérieux justifient ce traitement et prévalent sur vos intérêts, droits et libertés.
• Droit de demander l’effacement (“droit à l’oubli”) de vos données personnelles qui ne seraient pas essentielles au bon fonctionnement de nos services.
• Droit à la limitation de vos données personnelles qui permet de photographier l’utilisation de vos données en cas de contestation sur la légitimité d’un traitement.
• Droit à la portabilité de vos données qui vous permet de récupérer une partie de vos données personnelles afin de les stocker ou les transmettre facilement d’un système d’information à un autre.
• Droit de donner des directives sur le sort de vos données en cas de décès soit par votre intermédiaire, soit par l’intermédiaire d’un tiers de confiance ou d’un ayant-droit.

Pour qu’une demande soit prise en compte, il est impératif qu’elle soit effectuée directement par vous, ou votre représentant à l’adresse dpo@hellotravel.fr.

Les demandes ne peuvent pas émaner d’une autre personne que vous ou votre représentant. Nous pouvons donc vous demander la communication d’une preuve d’identité en cas de doute sur l’identité du demandeur, ainsi qu'une justification de la représentation.

Nous répondrons à votre demande dans les meilleurs délais avec pour limite un délai maximum d'un mois à compter de sa réception, sauf si la demande est techniquement complexe ou si nous recevons de nombreuses demandes au même moment. Dans ce cas, le délai de réponse peut être de trois mois maximum.

Veuillez noter que nous pouvons toujours refuser de répondre à toute demande excessive ou infondée notamment au regard de son caractère répétitif.

Qui peut avoir accès à vos données personnelles ?

Vos données personnelles sont traitées par nos équipes et par nos prestataires techniques dans l'unique but de faire fonctionner notre service.

Dans le cadre de notre service de gestion de vos réservations, nous sommes amenés à transmettre vos données à nos prestataires (compagnies aériennes, hôtels) ainsi qu’à nos partenaires locaux qui vous accueilleront. Ces transmissions sont réalisées uniquement pour faire fonctionner notre service.

Nous précisons que nous contrôlons tous nos prestataires techniques avant de les recruter afin de s'assurer qu'ils respectent scrupuleusement les règles applicables en matière de protection des données personnelles.

PAR AILLEURS, NOUS VOUS GARANTISSONS QUE NOUS NE TRANSFERONS OU NE VENDONS JAMAIS VOS DONNEES A DES TIERS OU A DES PARTENAIRES COMMERCIAUX.

Vos données personnelles peuvent-elles être transférées en dehors de l'Union européenne ?

Les données personnelles traitées par nos Plateformes sont exclusivement hébergées sur des serveurs situés au sein de l'Union européenne.

Par ailleurs, nous faisons notre maximum pour n'utiliser que des outils techniques dont les serveurs sont également situés au sein de l’Union européenne. Si toutefois cela n'était pas le cas, nous veillons scrupuleusement à ce qu’ils mettent en œuvre les garanties appropriées requises pour assurer la confidentialité et la protection de vos données personnelles.

Comment protégeons-nous vos données personnelles ?

Nous mettons en œuvre les moyens techniques et organisationnels suivants pour garantir la sécurité de vos données personnelles au quotidien et, en particulier, pour lutter contre tout risque de destruction, perte, altération, ou divulgation.

Mesures de sécurité techniques

• Chiffrement des mots de passe utilisateurs (côté "Front")
• Chiffrement des mots de passe utilisateurs (côté "Back")
• Déconnexion automatique du compte utilisateur (côté "Front") après une période d'inactivité
• Déconnexion automatique du compte utilisateur (côté "Back") après une période d'inactivité
• Chiffrement de la base de données "utilisateurs" au repos et en transit
• Protocole HTTPS
• Traçabilité des accès
• Duplication de la base de données utilisateurs sur des serveurs de secours

Mesures de sécurité organisationnelles

• Badge d'accès
• Bureaux fermés à clé
• Charte des systèmes d'information
• Politique de gestion des habilitations et mots de passe
• Procédure de gestion de violation de données
• Procédure de gestion des droits des personnes
• Règles de bonne conduite
• Sensibilisation et formation des équipes 2 fois par an

Utilisons-nous des cookies ou des pixels lorsque vous naviguez sur nos Plateformes ?

Nous vous informons que nous utilisons des cookies lorsque vous naviguez sur nos Plateformes et des pixels pour analyser l’ouverture des emails et newsletters. Pour plus d'informations, nous vous invitons à consulter notre Politique cookies.

Qui pouvez-vous contacter pour obtenir plus d’informations sur l'utilisation de vos données personnelles ?

Pour garantir au mieux la protection et l'intégrité de vos données, nous avons officiellement nommé un Délégué à la protection des données (“DPO”) indépendant auprès de notre autorité de contrôle.

Vous pouvez à tout moment et gratuitement contacter notre DPO à l'adresse dpo@hellotravel.fr afin d'obtenir plus d'informations ou de détails sur la manière dont nous traitons vos données.

Comment pouvez-vous contacter la CNIL ?

Vous pouvez à tout moment contacter la “Commission nationale de l'informatique et des libertés” ou “CNIL” aux coordonnées suivantes : Service des plaintes de la CNIL, 3 place de Fontenoy – TSA 80715, 75334 Paris Cedex 07 ou par téléphone au 01.53.73.22.22.

La Politique de confidentialité peut-elle être modifiée ?

Nous sommes susceptibles de modifier notre Politique de confidentialité à tout moment pour l’adapter aux nouvelles exigences légales ainsi qu’aux nouveaux traitements que nous pourrions mettre en œuvre dans le futur.